Какой бы деятельностью вы не занимались, планирование своего времени является важнейшей составляющей успеха. Многие делают это по старинке – в записной книжке или ежедневнике. Но мы ведь живем в эру высоких технологий
, поэтому будем использовать компьютер на все 100%. Сегодня я расскажу вам, как вы можете планировать свою загрузку, встречи с помощью программы Outlook 2007. Почему именно в этой программе?
Я юзала раньше другие программы, но яс появлением новой версии Outlook все они отдыхают. Здесь все, как минимум, удобно, как максимум, красиво. С помощью Outlook я создаю свое расписание на ближайшее время, оформляю его разными цветами, например, индивидуальные занятия помечаю желтым цветом, занятия в группе – зеленым и т.д. Кроме того, за 15 минут до каждого занятия программа оповещает меня о приближении занятий, чтобы я закончила свои дела и настроилась на проведение занятия. Вот, собственно, можете посмотреть пример моего расписания.

Итак приступим к планированию. Я надеюсь, у вас установлена эта программа. Если нет, обязательно найдите ее и попробуйте.
Уже давно программа Outlook перестала быть просто почтовой программой. Вы можете использовать ее не только для получения, отправления и обработки электронной почты.
В Outlook 2007 есть очень удобное средство планирования — «Календарь». С помощью кнопки, расположенной в нижней левой части окна, перейдите в раздел «Календарь». В окне «Календаря» присутствуют следующие области: календарь на месяц в компактном виде и день, разделенный по часам.
В «Календаре» существует несколько режимов отображения. По умолчанию выбран режим «День». Нажмите кнопку «Неделя», и на календаре будут отображаться дни одной недели. Если вы нажмете кнопку «Месяц», то окно календаря разобьется на дни текущего месяца. Чтобы перейти к нужной даже, нужно всего лишь щелкнуть на ней.
«Календарь» Outlook 2007 необходим не только для планирования и просмотра списка дел за день или получения информации о задачах на определенную дату. Это довольно мощное средство планирования. По умолчанию каждое событие, внесенное в Microsoft Office Outlook 2007, принято называть встречей. Это не только встреча в прямом смысле, это может быть абсолютно любое событие, которое требует, чтобы его внесли в распорядок дня, недельное или месячное расписание.
Создание встречи
Чтобы создать встречу, нужно щелкнуть на времени, когда она будет происходить, правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать пункт «Создать встречу», если вы хотите внести информацию о событии.
На экране появится диалоговое окно «Встреча». В этом окне нужно ввести сведения о встрече: тему, место проведения, дату и время начала и окончания события. После этого вы можете установить статус «Занят»: указанное время будет зарезервировано, и при попытке ввода на это же время еще одной встречи Outlook выведет сообщение о том, что данное время занято.

Подходящий статус события можно выбрать из раскрывающегося списка в группе «Параметры» на вкладке «Встреча».
Вы можете также установить звуковое оповещение за определенное время до начала события. Выберите любое значение, которое вам нужно.
Можно пометить встречу каким-нибудь цветом. Для этого нажмите кнопку «Выбрать категорию» и выберите подходящий цвет для маркировки данной встречи. Схожие встречи можно для удобства помечать одним цветом.
В большом поле для ввода текста можно ввести описание встречи или связанные с ней подробности.
Настроив необходимые параметры, нажмите кнопку «Сохранить и закрыть». Созданная встреча отобразится на сетке вашего расписания. По умолчанию создание новой встречи происходит в режиме отображения встречи, но вы можете просмотреть весь день в виде временной шкалы. Для этого в группе «Показать» нажмите кнопку «Планирование» . Режим изменится, и вы увидите занятое время в течение выбранного дня. По умолчанию на шкале времени дня отображаются только рабочие часы. Чтобы увидеть весь день, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в области времени и снять флажок «Только мои рабочие часы».
Изменить время события также очень просто. В нижней части окна в режиме планирования отображаются дата и время проведения выбранной встречи. Эти параметры можно изменить.
Повторяющиеся встречи
Создание повторяющихся встреч — одна из наиболее полезных функций календаря. Повторяющиеся встречи — это события, которые происходят ежемесячно, например оплата счетов либо сдача отчетов.
Чтобы установить повторяющуюся встречу, выберите время ее проведения, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт «Создать повторяющуюся встречу». На экране появится окно создания встречи вместе с диалоговым окном повторения встречи. В этом окне нужно указать время встречи, ее длительность и задать периодичность повторения: еженедельно или ежемесячно, в какой день.

После того как вы ввели все параметры, нажмите кнопку «ОК». В окне создания встречи введите ее полное описание, после чего нажмите кнопку «Сохранить и закрыть». Программа будет запускать напоминание о предстоящем событии в назначенное время с заданной частотой повторения.
Планирование событий
С помощью «Календаря» Microsoft Office Outlook 2007 можно планировать определенное событие не только на какое-то время, но и на целый день. Выполните команду меню «Действия» — «Создать событие на целый день». На экране появится окно «Событие», в котором необходимо описать данное событие теми же способами, как при создании обычной встречи. После этого следует нажать кнопку «Сохранить и закрыть».
Задачи в Microsoft Office Outlook 2007
Для лучшей организованности используйте средство Outlook 2007 «Задачи». С помощью этого раздела можно формировать список необходимых задач на определенное время и отслеживать процесс из выполнения.
Перейдите в раздел «Задачи», где вы будете создавать список необходимых дел.
Создание задач
Для создания задачи дважды щелкните на любой пустой строке, предназначенной для ввода задачи. На экране появится диалоговое окно, в котором будет необходимо ввести расписание задачи, назначить дату начала ее выполнения, срок, выставить уровень важности, а также состояние (задача не начата либо выполняется). Кроме того, вы можете постоянно указывать готовность задачи в процентах. Для этого введите в поле «Готово, %» нужное количество процентов. Вы также можете включить напоминание для задачи: установите флажок «Напоминание» и задайте время, когда Outlook запустит напоминание о предстоящей задаче.
Когда вы сформировали задачу, можно нажать кнопку «Сохранить и закрыть». Созданная задача отобразится в списке задач.
ВНИМАНИЕ
Вы можете самостоятельно выбрать режим отображения списка задач. Для этого выберите подходящий вариант в списке «Текущее представление».
В Microsoft Office Outlook 2007 существует возможность назначить повторяющиеся задачи. Это дела, которые вы выполняете постоянно, через равные промежутки времени. Для формирования такой задачи нажмите кнопку «Повторение» , и на экране появится диалоговое окно «Повторение задачи».
Это окно напоминает окно «Повторение события», с которым вы познакомились при изучении «Календаря». Введите в это окно всю необходимую информацию и нажмите «ОК». Установите напоминание для задачи, и оно будет срабатывать за установленный промежуток времени до начала ее выполнения.
Задачам, которые не будут выполнены, будет присваиваться статус просроченных. Чтобы пометить задачу как завершенную, дважды щелкните на ней и в окне «Задача» в группе «Управление задачей» нажмите кнопку «Пометить как завершенную». Задача будет вычеркнута из списка.